Comment optimiser au maximum son temps dans une journée ?
La loi de Pareto
“80% de nos
résultats sont le produit de 20% de nos efforts”
Au 19ème siècle, Vilredo Pareto, un économiste italien, étudie son pays et
remarque que 20% de la population détient 80% des terres. Il étudie également
les pays voisins et découvre une répartition plus ou moins similaire.
Bien plus tard plusieurs spécialistes tel que Joseph Juran remarquèrent que
cette répartition s’appliquait en fait à beaucoup d’autres domaines.
Par exemple 80% du travail est accompli par 20% d’une équipe. 80% du CA
provient de 20% de clients. 80% des bugs dans un programme proviennent de 20%
de code. Et 80% des résultats proviennent de 20% de nos efforts.
Pour être plus productif, on doit donc s’investir le plus possible sur ces
20%.
La loi de Parkinson
“Le travail s’étale
de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement”
Selon la loi de Parkinson (qui est en quelque sorte la loi des gaz appliquée au
travail), si on dispose d’un délai important pour accomplir une tâche, on aura
tendance à consommer la totalité du temps imparti.
En d’autres termes plus on dispose de temps, plus on prendra de temps.
Pour éviter de trop en perdre, on doit donc définir des dates butoirs
suffisamment proche. Cela permet à la fois de compresser le temps et de créer
un sentiment d’urgence.
Si notre date butoir est fixée dans un futur lointain, il suffit de la
rapprocher en déterminant toutes les étapes intermédiaires par lesquelles on
doit passer pour accomplir notre objectif. Puis de définir ensuite une date
butoir pour chacune d’entre elles. Cet exercice permet de rendre la date butoir
finale plus réelle et plus proche.
La loi de Douglas
“Plus on a de place
dans son bureau, plus on étale ses affaires”.
La loi de Douglas dispose que plus on a d’espace pour ranger nos documents,
plus on utilise cet espace et donc, moins on s’y retrouve.
Voici quelques conseils pour garder un espace de travail productif:
·
Rangez votre bureau après chaque journée de travail
·
Minimisez l’utilisation du papier
·
Si vous n’avez pas utilisé un objet depuis plus de 6 mois, débarrassez-vous
en
·
Ayez toujours une poubelle à proximité
Loi d’Illich
“Après un certain
temps, la productivité tend à décroitre, voir atteindre des valeurs négatives.”
A mesure que l’on travaille, notre énergie diminue. Par conséquent on est
moins concentré et donc plus susceptible de faire des erreurs.
On pourrait penser qu’en se levant plus tôt, en se couchant plus tard et en
prenant moins de pauses, on est plus productif parce qu’on travaille plus. En
réalité plus on travail, moins on est efficace.
Pour rester productif tout au long de la journée, on doit s’assurer
de prendre régulièrement des pauses et effectuer
notre tâche la plus importante en début de journée.
Loi de Carlson
“Un travail réalisé
en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en
plusieurs fois”.
Si on travaille sur une tâche sans interruption et sans pause, cette tâche
nous prendra moins de temps.
Lorsque l’on commence un travail, on doit faire notre possible pour le
terminer d’une seule traite. Ce qui veut aussi dire que l’on doit éviter au
maximum les interruptions et distractions.
Loi de Murphy
“Si ça peut tourner
mal, cela arrivera”.
En d’autres termes, s’il y a une probabilité que quelque chose tourne mal,
cela tournera mal.
Une tâche prendra ainsi généralement plus de temps à cause d’imprévus.
C’est pour cette raison qu’il faut systématiquement prévoir une zone tampon
pour compenser le potentiel retard que l’on pourrait avoir.
La loi de Hofstadter
“Il faut toujours plus
de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter.”
La loi de Hofstadter complète la loi de Parkinson et celle de Murphy en
disposant qu’il est quasiment impossible de savoir précisément combien de temps
un projet complexe prendra.
La preuve en est, Douglas Hofstadter lui même, dit de façon récursive que
même en respectant sa loi, il faut quand même prévoir plus de temps 1.
Loi de Fraisse
“1 heure n’est pas
toujours égale à 1 heure.”
Einstein avait une autre manière de formuler cette loi:
“Placez votre main
sur poêle une minute et ça vous semblera durer une heure. Asseyez-vous auprès
d’une jolie fille une heure et ça vous semble durer une minute.”
Le temps est relatif. Il passe plus vite lorsque l’on fait quelque chose
qui nous plaît que lorsque l’on fait quelque chose que l’on estime désagréable
ou ennuyant. On tend donc naturellement à favoriser les activités qui nous
plaisent et reporter ou laisser totalement de côté celles qui nous déplaisent.
C’est un problème car les tâches qui nous déplaisent font partie du
processus et sont nécessaires pour accomplir nos objectifs.
On doit donc trouver l’équilibre entre les tâches que l’on aime réaliser et
celles pour lesquelles on est moins motivé.
Pour nous y aider on peut faire nos tâches les plus difficiles en début de
journée ou tout simplement les déléguer à quelqu’un d’autre.
Loi de Laborit
“Un cerveau ça sert
d’abord à fuir ou à lutter”
Similaire à la loi de Fraisse, la loi de Laborit dispose que nous avons
tendance à rechercher le résultat le plus rapide ce qui nous fait privilégier
les actions qui nous procurent les satisfactions immédiates.
Encore une fois, on peut contrer ce phénomène en réalisant nos tâches
difficiles en début de journée ou en les déléguant.
La loi du mouvement de Newton
“Tout corps
persévère dans l’état de repos ou de mouvement uniforme en ligne droite dans
lequel il se trouve, à moins que quelque force n’agisse sur lui, et ne le
contraigne à changer d’état.”
En d’autres termes: un objet au repos tend à rester au repos tandis qu’un
objet en mouvement tend à rester en mouvement. Seule une force extérieure peut
changer son état.
Lorsque l’on procrastine, on est dans un état de repos. On remet au lendemain pour ne pas travailler aujourd’hui. Et plus on
attend, plus il est difficile de se lancer.
L’opposé est également vrai. Quand on est en mouvement, il est difficile de
s’arrêter. On ressent d’ailleurs cette difficulté lorsque l’on est en plein
milieu d’une tâche et que quelqu’un nous interrompt pour nous demander quelque
chose. On se sent comme freiné dans notre progression.
Alors comment fait-on pour passer d’un état de repos (on procrastine), à un
état de mouvement (on s’active sur une tâche ou un projet) ?
La règle des 2 minutes consiste à faire quelque chose d’anodin. Quelque
chose qui requiert peu d’efforts et qui nous permet de sortir de notre inertie.
Vous voulez écrire un livre ? Prenez 2 min pour écrire la première phrase.
Vous voulez manger plus sainement ? Prenez 2 min pour couper une pomme et
la manger.
Vous voulez commencer à courir 3 fois par semaine ? Prenez 2 min pour
mettre vos baskets et votre jogging et sortez de chez vous
Une fois le mouvement amorcé, il sera alors beaucoup plus facile
d’accomplir l’étape d’après, puis celle d’après…
Le plus dur est de se mettre en mouvement.
Loi Swoboda-Fliess-Teltscher
La loi Swoboda-Fliess-Teltscher dispose qu’il existe chez nous des rythmes
biologiques qui influencent directement notre productivité (saisons,
ensoleillement, alimentation, heures de la journée).
Pendant les périodes digestives par exemple, notre corps consomme beaucoup
d’énergie. Notre cerveau est donc privé d’une partie de cette énergie pour
fonctionner efficacement. C’est pour cette raison que l’on ressent souvent le
fameux “coup de barre” après avoir mangé. On est alors moins productif.
Pour rester efficace au fil des jours et des saisons, on doit prendre en
compte nos rythmes biologiques et adapter notre emploi du temps. Par exemple
éviter de travailler sur des tâches difficiles après avoir manger. Prendre des
vitamines D ou des aliments riches en vitamine D en hiver pour éviter d’être en
carence. Tout cela contribue à augmenter notre productivité.
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